subsidies

De gemeente Middelharnis heeft verschillende subsidiemogelijkheden. Jaarlijks ontvangen, naast een aantal grote regionale instellingen, een groot aantal lokale verenigingen en stichtingen subsidie. Dit om maatschappelijke activiteiten toegankelijk te maken voor de inwoners van de gemeente. Alle gemeentelijke subsidies worden verleend onder toepassing van de Algemene subsidieverordening gemeente Middelharnis.

De gemeente Middelharnis onderscheidt in de systematiek drie subsidievormen:

  • Prestatiesubsidie: een subsidie op grond van vooraf afgesproken producten en prestaties en tegen een vooraf overeengekomen bedrag per eenheid.
  • Waarderingssubsidie: een stimuleringsbijdrage in een activiteit of activiteiten, ongeacht de feitelijke kosten van deze activiteiten.
  • Investeringssubsidie: een subsidie in de kosten van aankoop, stichting of verbouwing van accomodaties binnen de gemeente of voor het treffen van bijzondere voorzieningen. Deze subsidies zijn incidenteel.

De subsidievormen zijn nader uitgewerkt in de gemeentelijke Beleidsregels voor subsidieverstrekking 2005. Hieronder worden de verschillende subsidieregelingen toegelicht.

Prestatiesubsidie

Deze vorm van subsidie wordt gebruikt voor de grotere instellingen. In de praktijk zijn dit de instellingen, die jaarlijks meer dan € 5.000 subsidie ontvangen. Inzet is om voor een periode van meerdere jaren (in regel twee jaren) afspraken te maken over de te leveren producten en prestaties en de hoogte van de subsidie. Daarbij worden ook afspraken gemaakt over de wijze van kostprijsberekening. Uitgangspunt is dat niet kostensoorten (huisvesting, personeel e.d.) worden gesubsidieerd, maar de prestatie.

Voor instellingen, die meer dan € 50.000 subsidie ontvangen worden de afspraken neergelegd in een door beide partijen te ondertekenen uitvoeringsovereenkomst. Op basis van de meerjarige afspraken moet de instelling voor 1 april voorafgaand aan het subsidiejaar een aanvraag tot subsidieverlening indienen. Als aan de subsidievoorwaarden wordt voldaan, dan wordt na de vaststelling van de begroting door de gemeenteraad de subsidie verleend. De subsidie moet dan wel passen binnen het vastgestelde subsidieplafond. De datum van 1 april is mede gekozen, omdat de instelling voor 1 april tevens een aanvraag tot subsidievaststelling over het afgelopen subsidiejaar moet indienen. Bij deze aanvraag tot vaststelling hoort een jaarverslag en een jaarrekening. De instelling heeft op dat moment goed zicht op de resultaten van het voorgaande jaar en kan een verantwoorde inschatting maken van het komende subsidiejaar.

Waarderingssubsidies

Bij waarderingssubsidies gaat het om een genormeerde bijdrage in de kosten van activiteiten. Uitgangspunt van het verstrekken van waarderingssubsidies is het stimuleren van activiteiten door vrijwilligers. De subsidie is dus niet bedoeld om kostendekkend te zijn. De hoogte van de subsidie is gebaseerd op vooraf vastgelegde normen, zoals een vast bedrag per vereniging of per lid. In de praktijk gaat het om relatief geringe bedragen, die voor de betreffende instelling van grote betekenis zijn. Ervaring leert dat dit soort subsidies door de jaren heen vrijwel constant blijven. Daarom is ervoor gekozen om voor waarderingssubsidies alléén een aanvraag tot subsidieverlening te laten indienen voor 1 april voorafgaand aan het subsidiejaar. Als de aanvraag aan alle voorwaarden voldoet, dan wordt deze subsidie verleend én tegelijk vastgesteld nadat de gemeenteraad de begroting heeft vastgesteld. De subsidie moet dan wel passen binnen het vastgestelde subsidieplafond. Doordat de subsidie gelijktijdig wordt verleend en vastgesteld vindt er géén afrekening achteraf meer plaats. Dit voorkomt extra administratieve rompslomp bij instelling en gemeente. Incidentele subsidies vallen ook onder de categorie waarderingssubsidies.

Investeringssubsidies

Onder investering wordt in de aankoop, stichting, of verbouwing van onroerend goed verstaan. Een aanvraag voor een investeringssubsidie moet tenminste aan de volgende voorwaarden voldoen:

  • het investeringsplan beschrijft de investering en de noodzaak daarvan in relatie tot de plannen c.q. verwachtingen op langere termijn van de instelling;
  • het investeringsplan geeft de gevolgen aan voor de rente- en exploitatielasten en de consequenties voor de kostprijs van subsidiabele activiteiten;
  • het investeringsplan geeft de concrete planning van de te verrichten werkzaamheden (inclusief vermoedelijke datum van (op)levering);
  • het investeringsplan geeft een begroting van de totale kosten van de voorziening;
  • de begroting wordt voorzien van een offerte voor de uitvoering van de voorziening;
  • als de investering meer dan € 22.750 bedraagt, dan moet bij tenminste 3 bedrijven een offerte voor de totale investering zijn opgevraagd (indien van toepassing: inclusief de onderdelen, die in zelfwerkzaamheid worden uitgevoerd);
  • de begroting geeft aan op welke wijze in de financiering wordt voorzien, waarbij de instelling 2/3 uit eigen middelen dan wel via een lening financiert;
  • bij een aanvraag voor investeringssubsidie voor een gebouw omvat de begroting de totale stichtingskosten, uitgesplitst in:
    – grondkosten;
    – bouwkosten;
    – advieskosten;
    – inrichtingskosten;
    – kosten technische installaties;
    – overige bijkomende kosten;
    – onvoorzien.

Volledigheidshalve wordt opgemerkt, dat een aanvraag die voldoet aan bovenstaande voorwaarden niet vanzelfsprekend leidt tot honorering. Het subsidieplafond is nihil, zodat altijd afzonderlijke besluitvorming door de gemeenteraad noodzakelijk is. Dit betekent dat een integrale afweging moet plaatsvinden binnen het geheel van de gemeentelijke begroting.

Proces van subsidieverstrekking

Het proces van subsidieverstrekking valt uiteen in de volgende stappen:

  1. Actie: Aanvraag om subsidieverlening
    Actie door: Instelling
    Termijn: Voor 1 april van het jaar voorafgaand aan het subsidiejaar
  2. Actie: Verlening van subsidie
    Actie door: Gemeente
    Termijn: Na vaststelling begroting door gemeenteraad en voor start subsidiejaar.
  3. Actie: Betaling voorschotten
    Actie door: Gemeente
    Termijn: Tijdens het subsidiejaar
  4. Actie: Aanvraag om subsidievaststelling (tevens verantwoording gerealiseerde prestaties)
    Actie door: Instelling
    Termijn: Voor 1 april na afloop van het subsidiejaar
  5. Actie: Vaststelling van subsidie (inclusief eventuele bijbetaling of verlaging)
    Actie door: Gemeente
    Termijn: Binnen dertien weken na indienen aanvraag subsidievaststelling

Zowel voor subsidieverlening als voor subsidievaststelling moet een instelling een aanvraag indienen. Blijft een aanvraag tot vaststelling uit, dan kan ambtshalve vaststelling plaatsvinden, die echter veelal nadeliger uitpakt voor een instelling.

Bij waarderingssubsidies vallen subsidieverlening en subsidievaststelling samen. Dus voor het subsidiejaar weet de instelling hoeveel subsidie zij ontvangt. Aan deze subsidie wordt niet meer getornd, calamiteiten daargelaten.

Algemene voorwaarden

Aan de subsidieverstrekking kunnen voorwaarden worden verbonden. Deze zijn te onderscheiden in algemene voorwaarden, die in principe voor alle te subsidiëren organisaties gelden en in specifieke, voor individuele organisaties geldende voorwaarden. Om voor subsidie in aanmerking te komen moet een instelling of vereniging aan de volgende algemene voorwaarden voldoen:

  • de instelling of vereniging moet tenminste twee jaar een zelfstandige instelling of vereniging zijn en (dit geld niet voor instellingen die een incidentele subsidie aanvragen);
  • op het moment van de subsidieaanvraag minimaal drie bestuursleden hebben.

Het aantal algemene voorwaarden is bewust beperkt gehouden. Organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor het functioneren en te nemen maatregelen die aan een goed functioneren moeten bijdragen. Zaken zoals de regeling van hun rechtsvorm; de wijze waarop zij zich door bijvoorbeeld koepelorganisaties laten ondersteunen; het afdekken van risico’s; de deskundigheidsbevordering van de bij hen werkzame personen en de zorg dat scholing en activiteiten onder gekwalificeerde leiding worden verzorgd en verricht, rekenen wij tot de verantwoordelijkheid van de organisaties. De wijze waarop zij aan deze verantwoordelijkheid invulling geven, maakt onderdeel uit van de beoordeling van aanvragen voor subsidieverlening en –vaststelling.

Indien specifieke voorwaarden worden opgelegd, zijn die opgenomen in de beleidsregels per beleidsterrein.

Op = op

Als door het vaststellen van een subsidieplafond maar een beperkt bedrag beschikbaar is voor verstrekking van een bepaalde subsidie, zullen niet alle aanvragen – hoewel in beginsel voor toewijzing in aanmerking komend – kunnen worden gehonoreerd. De vraag is dan welke aanvraag voorrang heeft. Grofweg worden er drie verdeelsystemen onderscheiden:

  • Het ‘wie het eerst komt, het eerst maalt’-systeem
    Er wordt op aanvragen beslist in volgorde van binnenkomst. De aanvragen die voldoen aan de criteria worden toegewezen, net zo lang tot de subsidiepot op is. Ter voorkoming van ‘pro forma’-aanvragen geldt als binnenkomstdatum het moment, waarop de aanvraag compleet is.
  • Het ‘tender’-systeem
    De aanvragen moeten voor een bepaalde datum worden ingediend en vervolgens vindt rangschikking plaats op basis van kwalitatieve criteria. Wanneer een lagere rangschikking leidt tot weigering, dan moet de gemeente uiteraard motiveren waarom de aanvraag een lage rangschikking krijgt.
  • Het ‘naar rato’-systeem
    De aanvragen moeten voor een bepaalde datum worden ingediend. Bij overschrijding van het subsidieplafond wordt de subsidie van alle in aanmerking komende organisaties naar rato van de normbedragen gekort. Dit gebeurt door middel van een breukregeling met in de teller het plafondbedrag en in de noemer het aan de hand van normbedragen berekende totale subsidiebedrag.
Reserves en voorzieningen

De algemene subsidieverordening staat vermogensvorming in de vorm van reserves toe. Daarbij is er een spanningsveld. Enerzijds moeten gesubsidieerde instellingen voldoende vrijheid van handelen krijgen om slagvaardig en bedrijfsmatig werken te stimuleren. Dit betekent een zekere armslag om perioden met ‘slecht weer’ te kunnen overbruggen. In dat kader is het van belang om een eventueel positief resultaat – er vanuit gaand dat de afgesproken prestaties zijn geleverd – niet direct en volledig af te romen. Bovendien zou een dergelijke afroming eerder stimuleren om nog snel voor het eind van een subsidiejaar extra uitgaven te doen die mogelijk niet echt noodzakelijk zijn. Anderzijds moet ook worden voorkomen dat ten koste van gemeenschapsgeld overmatig aan reservevorming bij instellingen wordt gedaan. In dat geval kan een gemeente beter zelf over de middelen beschikken en afwegen over besteding of belegging.

Resumerend betekent dit dat reservevorming mogelijk is, maar dat het aantal en de omvang van de reserves beperkt moet zijn. Hieronder – en bij de beleidsregels per beleidsterrein – worden daarom aanvullende voorwaarden gesteld aan reserves. Daartoe worden eerst de begrippen reserves en voorzieningen nader toegelicht.

Reserves

Reserves maken deel uit van het eigen vermogen van de instelling. De instelling kan zelf vrij beschikken over de betreffende middelen. Reserves worden gevormd uit de exploitatieoverschotten en zijn dus een winstbestemming.

Algemene reserves zijn reserves met een algemeen karakter en daarom vrij aanwendbaar. Zij zijn onder andere bedoeld om eventuele bedrijfsrisico’s op te vangen, waarmee een gebudgetteerde instelling wordt geconfronteerd.

Bestemmingsreserves zijn specifieke reserves waaraan tevoren een bestemming is gegeven. Voorbeelden voor bestemmingsreserves zijn:

  • inventaris (onderhoud en vervanging);
  • onderhoud eigen gebouwen;
  • egalisatiereserve (om verschillen in jaarlijkse inkomsten en uitgaven te spreiden).
Voorzieningen

Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen van de instelling. Voorzieningen zijn gericht op het kunnen voldoen aan vooraf duidelijk kwantificeerbare verplichtingen. Voorzieningen kunnen louter en alleen worden aangewend voor het doel waarvoor zij zijn ingesteld. Voorzieningen worden gevormd uit de exploitatie in het jaar waarop de verplichting is ontstaan en dient tot het gelijkmatig verdelen van de lasten over een beperkt aantal jaren.

Het vormen van voorzieningen is een normaal aspect van de bedrijfsvoering en dient daarom onderdeel uit te maken van de begroting en rekening van de instelling. Er is dus sprake van normale kosten. Daarom kunnen voorzieningen nooit voortvloeien uit het feit, dat de ge-meente subsidie verstrekt.

Voorzieningen kunnen gevormd worden voor:

  • personele verplichtingen (ziektevervanging, wachtgeldverplichtingen, pensioenverplichtingen, reorganisatiekosten e.d.);
  • belastingverplichtingen;
  • lopende bezwaar- en beroepschriften;
  • te verwachten schadeclaims van derden.

De aanvraag voor subsidie moet door de vereniging/instelling zelf worden ingediend voor een door de gemeente gestelde datum in het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor men subsidie wenst.